Arbeitserleichterungen

Mit der Vereinswebseite Zeit und Geld sparen.

Der Schwerpunkt eines jeden Vereines liegt nicht in der Mitgliederverwaltung, Trainerstundenabrechnung oder der Meldung von Hallenzeiten an Gemeinden und Stadtverwaltungen für deren Statistiken. Und doch sind es gerade diese Tätigkeiten, die viel Zeit in Anspruch nehmen.

Hier können wir in folgenden Bereichen schnelle Abhilfe schaffen.

Online Mitgliederanmeldung

Neue Vereinsmitglieder stellen ihren Aufnahmeantrag direkt in einem Onlineformular auf der Webseite und erhalten dieses komplett ausgefüllte Formular direkt per Email als PDF zum Ausdrucken. Sie brauchen es nur noch unterschreiben und abgeben. (Vorteil: Alle Formulare sind gut leserlich.)

Gleichzeitig erhält die Geschäftsstelle eine Email mit dem gleichen Formular. Das ist hilfreich, für den Fall, dass jemand keinen Drucker hat. (Vorteil: Die Geschäftsstelle ist über den Aufnahmeantrag informiert, noch bevor er eingeht, und kann bei Bedarf beim Trainer nachfragen, wenn er nicht unterschrieben eingeht.)

Der größte Vorteil allerdings ist, dass die Anmeldedaten in einer Datenbank auf der Webseite gespeichert werden. Diese lässt sich mit einem Mausklick in eine CSV- oder Excel-Datei zur weiteren Verarbeitung exportieren, zum Beispiel um sie in Lexware-Vereinsverwaltung zu importieren.

Nie wieder fehlende Emailadressen oder Übertragungsfehler beim Abschreiben von Mitgliederanträgen. So macht die Verwaltung von Vereinsmitgliedern richtig Spaß.

Weitere Formulare wie z.B. zur Änderung der Bankverbindung oder der Anschrift sind möglich.

Erfassung und Abrechnung von Trainerstunden

In einem passwortgeschützten Bereich der Webseite können die Trainer ihre tatsächlich geleisteten Trainerstunden eingeben. Diese werden dann direkt in eine Datenbank eingetragen, die sich mit einem Mausklick in eine CSV- oder Excel-Datei zur weiteren Verarbeitung exportieren lässt. Alle Abrechnungsdaten sind zentral an einem Ort und in wenigen Minuten verfügbar. So wird die Stundenabrechnung der Trainer zum Kinderspiel.

Meldung von Hallenzeiten

Sie müssen auch regelmäßig die Auslastung Ihrer Hallenzeiten an das Sportamt melden? Je nach Stadt gibt es monatliche, Quartals- oder Jahresmeldungen, die von den Städten und Gemeinden gefordert werden. Diese Meldungen können wir Ihnen zwar nicht abnehmen, aber sehr vereinfachen. Trainer geben ihre Daten (Datum, Halle, Personenzahl) einfach auf der Webseite ein und mit 2-3 Mausklicks haben Sie Ihre Meldung fertig.

Spendenquittungen für Fahrdienste von Eltern

Wer für seinen Verein Fahrdienste übernimmt und auf eine Kostenerstattung verzichtet, kann über den entsprechenden Wert eine Spendenquittung erhalten, die als Sonderausgabe anerkannt wird. Grundsätzlich ist bei der Erstellung der Spendenbescheinigungen zu beachten, dass der konkrete Zweck deklariert sein muss.

In der Praxis wird das aufgrund des hohen Verwaltungsaufwandes selten genutzt. Unser Vorschlag: Die Eltern geben ihre Daten online selber auf der Vereinswebseite ein. Die Geschäftsstelle bekommt an eine separate Emailadresse bereits fertig ausgefüllte Spendenquittungen. Diese werden z.B. einmal im Monat oder Quartal ausgedruckt, abgezeichnet und dem Trainer für die Eltern mitgegeben. Auch diese Daten stehen in einer separaten Tabelle in der Datenbank und können für die Buchhaltung mit nur 1 Mausklick exportiert werden.

Weitere Ideen

Sie haben noch weitere Verwaltungsvorgänge, bei denen wir Sie unterstützen können, oder sogar eigene Ideen, was man noch optimieren könnte? Sprechen Sie uns an und gemeinsam finden wir eine Lösung.